電子メールに添付されて受領したPDF版の請求書・領収等などの電子取引データを紙で出力して保存するという現在の保存方法が、 令和3年度の電子帳簿保存法の改正（以下「本改正」という）により、令和4年1月1日以降の電子取引データから認められなくなります。　そのため、、令和4年1月1日以降は電子データで保存しなければならないことになりました。本稿では、ほとんどの事業者に関係すると思われる電子メールによる電子取引について、令和３年改正電子帳簿保存法における重要ポイントを見ていきます。

■本改正の対象となる事業者とは

　電子データで注文書、契約書、請求書、領収書などをやり取りする、所謂「電子取引」を行う全事業者に影響することになります。具体的には、次のような事業者が該当事業者となります。

1. 得意先等から電子メールで請求書・領収書等をPDFファイルにて受領し、プリントして保管している
2. PDF や CSV 等で作成された請求・領収データについて、クラウドサービスを利用して受領している
3. 取引先へPDFにて作成した請求書・領収書等を電子メールに添付して送付している

■令和４年1月1日以降の電子取引データの保存方法

　令和4年1月1日以降は、これまでのように電子取引データを紙で出力して保存する、ということができなくなります。同日以降の電子データに保存に際しては、以下のいずれかの措置をとらなければなりません。

1. 発行者側でタイムスタンプを付した電子取引データを保存
2. 発行者側でタイムスタンプを付していない場合、受領者側で受領後２か月以内にタイムスタンプを付して保存
3. 発行者側でタイムスタンプを付していない場合、データの訂正削除を行った際に、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムで保存
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

　正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理の規程を定め、規程に沿った運用をし、その規程を備え付けておきます。この措置は、上記1.～3.の措置を採ることができない場合に、社内規程を整備運用し、電子データを保存する方法となります。

■電子取引データの検索機能の確保

　プログラムには、電子取引データを「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」の3項目で検索できる機能が必要とされます。

■見読可能性の確保

　電子取引データを整然とした形式で明瞭な状態で出力することができるように、14インチ以上のディスプレイ、プリンタを準備する必要があります。

■関係書類の備え付け

　電子取引データの保存に使用する電子計算機処理システムの概要書の備付けが必要となります。ただし、自社開発のプログラムを使用していない場合は不要となります。

■税務上のリスク

1.青色申告承認取り消し

　電子取引データの保存が電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合は、法令の要件に従った保存が行われていないこととなり、青色申告の承認が取り消される可能性もあります。

2.重加算税の適用

　電子取引データを改ざんするなどの不正を行った場合は、重加算税が適用されます。