【専門家の知恵】テレワークでもオフィスと同等のコミュニケーション！雑談を増やす仕組みを作る

公開日:2022年1月19日

上司部下・マネジメント

テレワークでもオフィスと同等のコミュニケーション！雑談を増やす仕組みを作る

<いろどり社会保険労務士事務所　代表　内川真彩美／PSR会員>

　コロナ禍で、仕事でもプライベートでも、人とコミュニケーションをとる機会が減少した方が多いのではないでしょうか。中でも、職場でのコミュニケーション不足は、仕事の効率や進捗にも関わってくるため、なるべく避けたいものです。今回はテレワークでも「雑談」ができる環境づくりの方法をご紹介します。

◆すぐに声をかけられる環境は実はとても大切

　オフィスで仕事をしている時には、ちょっとわからないことがあると隣の席の人に声をかけたり、給湯室や廊下で同僚と立ち話をしたり、あまり意識せずとも自然と人とコミュニケーションを取っています。一方、テレワークは自宅で1人で仕事をするため、必要最低限の人と、必要最低限の会話しかしない、ということも多いです。

テレワークが普及し、職場での「雑談」が注目されることが増えました。オフィス勤務の際、ちょっとした雑談から、仕事のヒントをもらったり、問題解決策を思いついた経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

　また、雑談は、お互いを知るきっかけにもなり、良いチーム作りに繋がることも多いです。雑談での反応から、相手の些細な異変に気付くこともありますし、何気ない会話が仕事の息抜きになり、気持ち新たに仕事に取り組むこともできます。

　さらにコロナ禍においては、仕事ではテレワークで仲間と会えず、プライベートでも友人と会えず、公私共にコミュニケーションが不足している方が増えています。このように社会的な繋がりが希薄になることは、メンタル疾患に繋がることも指摘されています。
　このように、職場での「雑談」は、仕事を進める上でも、心身の健康にとっても、意外と大きな意味を持っているのです。

◆雑談を増やす工夫は意外と簡単

　プライベートでのコミュニケーション不足解消に会社が関わることはできませんが、仕事上のコミュニケーション不足解消は、会社が積極的に関わるべきことです。そしてコミュニケーション不足解消のための工夫は、意外と簡単に行えるものも多いです。ここからは、3つの工夫をご紹介します。

・業務時間にはチームでオンライン会議を繋ぎっぱなしにしておく

　特に何か用事がなくても、オンライン会議を繋ぎっぱなしにしておくことで、オフィスでチームメンバと隣席で仕事をしている環境を再現する方法があります。カメラはオフでもいいですし、マイクもミュートで構いません。（マイクをオンにしておくと、よりオフィス環境に近くはなります。）ただし、スピーカーはオンにしておきます。こうすることで、何かあったときに発言をすれば誰かがそれに返してくれる、オフィスと同じような環境が再現できます。

　用事があった時に必要な人にだけ連絡をするのとは違い、独り言感覚で気軽に発言しても反応してもらえる上に、チームメンバが何に悩んでいるのか、何を考えているのかなどを、全員で共有することが可能です。全員がマイクをオンにしておくと、それぞれの独り言なども拾いますので、そこからちょっとした雑談が発生することも。集中したいときには耳障りかもしれませんが、自然と息抜きの時間が作れるというメリットもあります。

　また、この方法は、チーム全員がテレワークの場合はもちろん、チーム内で出社する人とテレワークする人がどちらもいる場合にも、実践できる方法です。
　チーム全体で行うのが難しければ、新入社員とトレーナーであったり、同じ業務をする人同士のような、最小単位から始めるのも有効です。

・会議の待ち時間にもマイクとカメラをオンにしておく

　オンライン会議の際、全員が集まるまでの時間もマイクやカメラをオンにしておくという方法もあります。

　会議は部門や役職を超えたメンバで行われることも多く、そこでの雑談は、仕事上のヒントを得られることも多いです。「この間のＡ社の件だけど、」とか「あなたのチームの新人さん頑張ってるみたいだね」などの会話を経験したことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

　オンライン会議は移動時間を考慮しなくてよいため、時間を無駄にせずピッタリの時間に始められることがメリットの1つですが、全員が集まるまでの時間だけでも、対面会議の時のように雑談をしてみるのも良いかもしれません。中には、全員が集まるまでの時間に留まらず、冒頭5分はアイスブレイクの時間にするという工夫をしている会社もあります。

・仲のいい同僚と一緒にランチ

オフィス勤務の際には、昼休みに仲のいい同僚と一緒にランチをすることで、親睦を深めたりリフレッシュしていた方もいると思います。テレワークでも、昼休みにビデオ通話を繋げることで、同じような環境を作り出すことは可能です。もしかしたら、移動時間がないため、出社時よりもゆっくり話ができるかもしれません。
　ただし、あくまで休憩時間なので、参加の強制をしないようにご注意ください。

コロナ禍で課題になるコミュニケーション不足も、少しの工夫で改善できることもあります。テレワーク環境でのチーム作りや、情報共有のためにも、今一度「雑談」というコミュニケーションを見直してみませんか。